Cho thuê văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ & VP trọn gói tại Hà Nội

Văn phòng ảo, cho thuê chỗ ngồi để làm việc hay văn phòng làm việc chia sẻ – co working ngày càng được nhắc đến nhiều bởi ngày càng phổ biến và những lợi ích mang đến cho những doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập, văn phòng đại diện các công ty nước ngoài tại Việt Nam hay các bạn khởi nghiệp (startup).

Hãy cùng Maison Real tìm hiểu chi tiết về các dịch vụ văn phòng mới mẻ này và cùng điểm danh các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ và trọn gói tại Hà Nội để tìm thuê văn phòng phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Văn phòng ảo là gì?

Theo định nghĩa từ Wikipedia, Văn phòng ảo (tên tiếng Anh: Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế.

Văn phòng ảo còn được gọi là văn phòng cho thuê với diện tích 0m2 với dịch vụ được cung cấp bao gồm: Địa điểm giao dịch của Doanh nghiệp với địa chỉ xác định, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, biển hiệu công ty, địa chỉ nhận thư từ và các thông báo thuế, bhxh …

Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ đặt biển hiệu, logo của công ty mình tại đó. Khách hàng cũng có thể đặt thuê thêm phòng họp để trao đổi với đối tác & chi phí thường được tính theo giờ.

Văn phòng ảo phù hợp cho các doanh nghiệp không làm việc hoặc không thường xuyên làm việc tại địa điểm đó nhưng cần một địa chỉ cụ thể để sử dụng làm pháp lý kinh doanh và mong muốn có một địa chỉ tên tuổi để nâng cao hình ảnh doanh nghiệp với các đối tác.

Văn phòng chia sẻ – coworking space là gì ?

Văn phòng chia sẻ bắt nguồn từ nhu cầu được làm việc trực tiếp tại văn phòng đại diện đăng ký kinh doanh của các khách hàng sử dụng dịch vụ văn phòng ảo. 

Văn phòng làm việc chia sẻ còn được biết đến với tên gọi Coworking Space hoặc cho thuê chỗ ngồi làm việc, là dịch vụ cung cấp cho người dùng một không gian làm việc có đầy đủ các chức năng của một văn phòng chuyên nghiệp như các thiết bị máy văn phòng, photocopy, fax, scan, wifi, thức uống…

Bạn hoàn toàn có thể thuê vị trí chỗ ngồi làm việc cố định hoặc chỗ ngồi linh hoạt. Đặt thuê theo tháng, theo quý hay thậm chí có thể thuê theo ngày.

Hiện nay, Văn phòng chia sẻ dưới hình thức co-working space đang nổi lên rất nhiều tại các thành phố lớn. Hình thức Coworking này tạo điều kiện rất tốt cho hệ sinh thái star-up phát triển.

Văn phòng trọn gói là gì?

Văn phòng trọn gói hay còn gọi là Văn phòng tiện lợi là một loại hình dịch vụ cung cấp diện tích văn phòng cho thuê đi kèm các dịch vụ khác phục vụ cho nhu cầu hoạt động của một văn phòng.

Văn phòng trọn gói là hình thức cho thuê văn phòng làm việc hiện đại được thiết kế và trang bị chuyên nghiệp, cùng với đó công ty bạn sẽ được sở hữu một văn phòng làm việc riêng. Với dịch vụ này bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho các khoản như:

+ Lễ tân tiếp khách được đào tạo chuyên nghiệp.
+ Không tốn phí đầu tư cho khu vực tiếp khách rộng rãi, sang trọng
+ Toàn bộ chi phí đầu tư ban đầu cho trang thiết bị như: bàn, ghế, máy lạnh, máy nóng lạnh, điện thoại, fax, máy scan, photocopy…
+ Tiết kiệm chi phí thuê mặt bằng, tiền điện, nước , internet cáp quang tốc độ cao
+ Giảm thiểu chi phí đầu tư cho phòng họp sang trọng đầy đủ trang thiết bị: máy lạnh, máy chiếu…
+ Chi phí cho việc thuê bảo vệ 24/24, tạp vụ riêng
+ … Và các dịch vụ tiện ích khác nhằm hổ trợ cho doanh nghiệp với mức phí hợp lý

Văn phòng trọn gói phù hợp với các doanh nghiệp cần thuê văn phòng đại diện, văn phòng giao dịch hoặc văn phòng làm việc cho công ty khởi nghiệp có lượng nhân sự ít. Các văn phòng này đã được trang bị đầy đủ tiện nghi với tổng đài riêng, số điện thoại, hộp thư thoại và số fax riêng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng phòng họp chung với giá ưu đãi.

Văn phòng ảo & văn phòng trọn gói có hợp pháp hay không

Luật Doanh nghiệp 2014 đã đưa ra định nghĩa về “doanh nghiệp” theo quy định tại Khoản 7 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2014. Theo đó, doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.

Bên cạnh đó Luật Doanh nghiệp 2014 cũng đưa ra những quy định về trụ sở giao dịch, cụ thể: Điều 43. Trụ sở chính của doanh nghiệp:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Ngoài ra Luật Doanh nghiệp cũng không có quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp, bản thân cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được việc doanh nghiệp có thực tế hoạt động tại trụ sở mà mình đã đăng ký hay không.

Hiện nay pháp luật không có nội dung quy định cụ thể trường hợp cấm doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” hay “văn phòng trọn gói” để làm trụ sở hoạt động, và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này.

Như vậy, văn phòng ảo & văn phòng trọn gói vẫn được chấp nhận khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, và pháp luật cũng không cấm trường hợp này.

Lợi ích của văn phòng ảo & văn phòng trọn gói

Những năm gần đây, văn phòng ảo với vị trí đẹp, tích hợp nhiều dịch vụ và tiện ích cho hoạt động kinh doanh đang dần trở thành xu hướng và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Cùng xem lại những lợi ích nổi bật của dịch vụ văn phòng ảo – văn phòng trọn gói & làm việc chung để xem tại sao dịch vụ này đang ngày càng được ưa chuộng

Tiết kiệm tối đa chi phí

Về chi phí, văn phòng ảo, văn phòng trọn gói tiết kiệm đến 70- 80% so với chi phí thuê văn phòng truyền thống nhưng doanh nghiệp không chỉ sở hữu không gian và thời gian làm việc đối với văn phòng đã thuê mà còn nhiều dịch vụ tiện ích đi kèm, bao gồm: lễ tân, quản lý thư từ, trả lời điện thoại, phòng họp, sảnh tiếp khách, dịch vụ vệ sinh văn phòng và tư vấn kế toán, tư vấn thuế… Tất cả dịch vụ đều nằm trong một gói chi phí tiết kiệm.

Khi thuê văn phòng ảo & văn phòng trọn gói,khách hàng không phải đầu tư một khoản chi phí lớn để thuê văn phòng, thuê thiết kế bài trí văn phòng, không phải đầu tư tài sản cố định, không trả tiền cho máy móc thiết bị văn phòng, hệ thống viễn thông …

Giải quyết nhu cầu về địa chỉ giao dịch kinh doanh

Với văn phòng ảo bạn sẽ có một địa chỉ kinh doanh tuyệt vời tại các các trung tâm văn phòng hiện đại và chuyên nghiệp ở Hà Nội. Và bạn có thể sử dụng địa chỉ này làm địa chỉ giao dịch chính thức của công ty phục vụ cho công việc đăng ký kinh doanh, ký kết hợp đồng, giao dịch thư tín, gặp gỡ đối tác,… một cách hoàn toàn hợp pháp.

Giải quyết nhu cầu về thông tin liên lạc

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo cung cấp hệ thống xử lý thông tin của các loại thư từ, điện thoại, fax,… chính xác, nhanh chóng và linh hoạt. Do vậy, việc giao tiếp hay liên lạc của bạn với đối tác và khách hàng vẫn hết sức chuyên nghiệp và thuận lợi dù rằng bạn đã tiết kiệm chi phí đến mức tối đa.

Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác khách hàng

Với một địa chỉ giao dịch kinh doanh sang trọng và hiện đại, các dịch vụ khách hàng và hệ thống thông tin được tổ chức bài bản và chuyên nghiệp. Bạn có thể hoàn toàn yên tâm rằng hình ảnh của bạn, của doanh nghiệp sẽ trở nên chuyên nghiệp trong tâm trí khách hàng.

Hạn chế của văn phòng ảo, vp dịch vụ so với thuê sàn văn phòng truyền thống

Tuy nhiên, đối tượng doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo vẫn có sự hạn chế. Phần lớn doanh nghiệp còn e ngại về vấn đề lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh trong tương lai. Điều này có nghĩa là, khi doanh nghiệp có thể khẳng định sự tồn tại và đứng vững trên thương trường, doanh nghiệp vẫn cần đến văn phòng làm việc cố định truyền thống.

Bên cạnh đó, với những doanh nghiệp có số lượng nhân viên tương đối lớn và tính chất công việc yêu cầu nhân viên phải có mặt ở công ty thường xuyên, thì doanh nghiệp vẫn cần đến loại hình văn phòng truyền thống.

Tổng quan thị trường cho thuê văn phòng ảo tại Hà Nội

Văn phòng ảo mới được du nhập vào Việt Nam trong khoảng vài năm trở lại đây. Ở nhiều nước trên thế giới, văn phòng ảo là nơi cung cấp địa chỉ kinh doanh tại những vị trí đẹp, mang lại sự nhanh chóng và thuận lợi khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh.

Tuy nhiên, khi du nhập vào Việt Nam, văn phòng ảo có nhiều sự thay đổi, phát triển thêm nhiều dịch vụ để phù hợp với văn hóa kinh doanh cũng như đáp ứng có hiệu quả nhu cầu thực tế.  Có nhiều lý do tác động khiến văn phòng ảo phát triển nở rộ và ngày càng được ưa chuộng, nhưng lý do cốt lõi vẫn là tiết kiệm chi phí.

Các loại chi phí phải trả khi thuê văn phòng dịch vụ

Giá thuê văn phòng ảo tại Hà Nội

Giá thuê văn phòng trọn gói tại Hà Nội

Giá thuê văn phòng chia sẻ tại Hà Nội

Các đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo tại Hà Nội

Các câu chuyện thành công với văn phòng ảo

Trên báo Tuổi Trẻ có ghi chép ngắn về dịch vụ văn phòng ảo (https://tuoitre.vn/cho-thue-van-phong-ao-534672.htm). Trong đó có đoạn trích sau:

Chị Trần Lê Thùy, giám đốc một công ty tư vấn có trụ sở tại nhà riêng trong con hẻm khá ngoằn ngoèo của Q. Bình Thạnh, cho biết: “Trước đây mỗi lần khách hàng tìm đến công ty lại than thở sao công ty ở chỗ tìm mòn mắt mới thấy. Một số đối tác muốn liên kết để làm ăn cũng góp ý sao công ty lại ở trong hốc thế kia, làm ăn gì được. Qua tìm hiểu trên mạng, tôi quyết định thuê một “văn phòng ảo” tại đường Lê Thánh Tôn, Q.1”.

Chị Thùy ước tính chi phí bỏ ra cho một địa chỉ đẹp chừng 3 triệu đồng/năm, không đáng bao nhiêu mà công việc giao dịch lại thuận lợi. Khách hàng không còn e ngại mỗi khi giao dịch với công ty chị nữa. Văn phòng hiện tại nằm trên tầng 6, bài trí khá đẹp mắt, có đủ máy lạnh, máy in, điện thoại. So với văn phòng 15m2 trước đây ngổn ngang đồ đạc, khách tới không có chỗ để xe thì vị trí này được chị Thùy cho là rất thoải mái, riêng tư và lịch sự.

Không riêng chị Thùy, ngày càng nhiều công ty chọn cách thuê “văn phòng ảo” để tiết kiệm chi phí. Hiểu đơn giản, “văn phòng ảo” là dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ giao dịch đẹp, thuận tiện cho việc xây dựng hình ảnh và tiếp xúc với khách hàng, có nhân viên trực điện thoại, thư từ, có chỗ tổ chức họp.

“Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp, nhân viên có thể không có mặt làm việc mà chỉ đến vào những lúc cần tiếp khách, nhận thư từ. Gần như toàn bộ công việc được thực hiện bên ngoài như quán cà phê, nhà riêng… Cách làm này sẽ giúp tiết kiệm được chi phí thuê văn phòng theo kiểu truyền thống rất nhiều” – bà Trần Thị Mỹ Hạnh, trưởng bộ phận dịch vụ văn phòng Công ty Fimexco, cho biết.

Sau sáu năm kinh doanh dịch vụ cho thuê “văn phòng ảo”, đến nay Công ty Fimexco đã gần đầy kín hợp đồng thuê văn phòng. Ở sảnh tiếp tân, người tới giao dịch thường rất ngạc nhiên với những tấm bảng dày khít tên các công ty. Các doanh nghiệp có nhu cầu thuê “văn phòng ảo” thường có yêu cầu công việc không cần giao dịch nhiều, ít nhân viên hoặc các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn e ngại chuyện lời lỗ, nếu đầu tư nhiều chi phí vào tiền thuê mặt bằng cũng khá mạo hiểm.

“Vì vậy nhiều doanh nghiệp vừa thành lập, thuê “văn phòng ảo” một thời gian sau đó quay sang thuê văn phòng thật để phát triển việc kinh doanh” – bà Hạnh nói

____________***____________

Tóm lại, văn phòng ảo là xu hướng mới đáp ứng phong cách làm việc hiện đại khi cần thiết với lợi ích tiết kiệm chi phí nhưng văn phòng truyền thống vẫn thực sự cần thiết và có hiệu quả khi doanh nghiệp tận dụng tối đa thời gian và không gian cũng như toàn bộ trang thiết bị đã đầu tư cho văn phòng

Gọi ngay Maison Real khi bạn cần tìm sàn văn phòng cho thuê tại Hà Nội.

NHIỀU LỰA CHỌN NHẤT

NHẬN BÁO GIÁ & TƯ VẤN TẤT CẢ PHÒNG TRỐNG

Gửi yêu cầu thuê văn phòng