Những lưu ý khi Thuê văn phòng công ty IT

Trong 10 năm qua, công nghệ thông tin luôn là ngành có có mức phát triển vượt bậc tại Việt Nam. Phần lớn các công ty IT có vốn nước ngoài đang hoạt động tại Việt Nam nhận định: Việt Nam có nhiều điều kiện thuận lợi để trở thành trung tâm IT của khu vực, bao gồm lực lượng lao động có trình độ giỏi, chi phí nhân công cạnh tranh và môi trường chính trị ổn định.

Ngành IT Việt Nam được dự báo tiếp tục phát triển tốt. Theo kết quả khảo sát của ITviec.com – Một website chuyên về tuyển dụng ngành IT tại Việt Nam cho biết: 69% công ty tham gia có kế hoạch tăng số lượng nhân sự IT lên từ 10% đến 50% trong 12 tháng tới. Đặc biệt, 9% công ty cho biết sẽ tăng số lượng nhân viên IT lên hơn 50%.

Trên thực tế phục vụ các khách hàng là công ty IT có nhu cầu thuê văn phòng tại Hà Nội. Maison Office đã gặp nhiều doanh nghiệp cần thuê thêm, mở rộng văn phòng do phát triển “nóng” về quy mô và nhân sự.

Bài viết này là tổng hợp các kinh nghiệm thực sự hữu ích dành cho các bạn đang tìm hiểu và tìm thuê văn phòng mới cho công ty IT. Cùng chúng tôi tìm hiểu qua các nội dung dưới đây:

Lựa chọn diện tích thuê phù hợp
Lựa chọn tòa nhà văn phòng phù hợp
Lưu ý “thời gian thuê” khi đàm phán hợp đồng
Thu hút và giữ chân nhân tài

Lưu ý khi lựa chọn diện tích thuê

Với đặc thù bắt đầu với một quy mô vừa và nhỏ, tăng trưởng nhanh, nhân sự biến động theo từng dự án và không theo quy luật chung. Rất khó để doanh nghiệp thuê được văn phòng với diện tích phù hợp nhất, vừa đảm bảo không lãng phí ngân sách khi thuê diện tích quá lớn, vừa đảm bảo không bị quá tải khi tăng trưởng mạnh và nhân sự tăng đột ngột.

Văn phòng làm việc FPT F-soft

nhân sự thay đổi đột ngột, tùy theo dự án khiến việc định diện tích thuê phù hợp, lâu dài gặp khó

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng (m2/người) thường được tính theo cách sau:

Mức trung bình – vừa đủ: 5 – 6 m2  mỗi người, đây cũng là mức mà các doanh nghiệp Việt Nam thường áp dụng

Tiết kiệm diện tích và chi phí: Có doanh nghiệp thuê theo tiêu chuẩn 3 – 4 m2/người

Theo tiêu chuẩn: 7 – 10 m2 để có ngồi rộng rãi thoải mái và tăng sự sáng tạo cho nhân viên.

Như vậy, với việc ước lượng khả năng tăng và quy mô tăng trưởng mà bạn thuê văn phòng với diện tích phù hợp. Đảm bảo “đủ không gian” cho lượng nhân sự hiện tại và dự phòng cho khả năng mở rộng của công ty trong vòng 02 năm.

Công ty IT

Thuận lợi lớn cho các doanh nghiệp ngành IT là linh hoạt trong việc sắp xếp khu vực làm việc cho nhân viên.

*** Hãy trao đổi về khả năng mở rộng với công ty tư vấn thiết kế – thi công văn phòng để nhận được những sự tư vấn tốt nhất về thiết kế các phòng chức năng, các khả năng mở rộng về sau để đảm bảo và tiết kiệm chi phí.

Lựa chọn tòa nhà văn phòng “phù hợp”

OT (Over Time) được coi là đặc sản của giới developer, đặc biệt khi đến các giai đoạn nước rút cần bàn giao sản phẩm. Chuyện rời văn phòng lúc 21h hay 23h không phải thiếu. Nhưng vấn đề ở đây là:

Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp thường có thời gian làm việc từ 8h đến 18h00 các ngày trong tuần và 8h-12h00 sáng thứ 7.

Làm thêm giờ doanh nghiệp sẽ có thể phát sinh thêm chi phí.

Làm ngoài giờ có sử dụng điều hòa trung tâm của tòa nhà: Chắc chắn phải trả thêm chi phí

Làm ngoài giờ không sử dụng điều hòa trung tâm: Có tòa nhà tính có tòa nhà không và thường có các cách tính như sau: 

 – Tính khoán: Theo văn phòng (ví dụ 20 usd/văn phòng/giờ không kể văn phòng diện tích bao nhiêu),

 – Tính theo diện tích thuê: Hay được các tòa nhà hạng A áp dụng ví dụ 0,02 usd/m2/giờ x diện tích thuê

 – Tính theo thiết bị: Các tòa nhà trang bị hệ điều hòa biến tần VRV, có thể bật theo từng tổ máy (mỗi tổ máy thường làm mát đủ cho 40 – 60 m2). Tính tiền theo tổ máy (FCU – Fan Coil Unit), ví dụ 15 usd/FCU/Giờ

như vậy, trong quá trình lựa chọn và so sánh các tòa nhà văn phòng, bạn nên LƯU Ý đến các điều khoản làm thêm giờ và ưu tiên lựa chọn các tòa nhà có chính sách thời gian linh hoạt để thuận tiện nhất cho công việc.

Hãy lưu ý đến “Thời gian thuê” khi đàm phán hợp đồng.

Nếu bạn đã “dự đoán tốt khả năng tăng trưởng” nhưng vẫn không đủ chỗ ngồi cho nhân viên cho dự án mới. Đầu tiên, xin chúc mừng những thành công của công ty bạn và chúng tôi muốn bạn hãy lưu ý đến điều khoản thời gian thuê trước khi ký kết hợp đồng, tránh các khoản ngân sách phải trả không đáng có khi muốn chuyển đến văn phòng mới to, đẹp hơn.

Thông thường các tòa nhà để mức hợp đồng thuê từ 3 đến 5 năm. Đây cũng là khoảng thời gian để trừ khấu hao cho các khoản đầu tư: thiết kế, thi công và trang trí văn phòng. Tuy nhiên bạn nên cố gắng đàm phán được thời gian thuê ngắn để đỡ bị ảnh hưởng khi công ty cần chuyển đến không gian văn phòng mới lớn hơn.

“Văn phòng đẹp” và các yếu tố để thu hút và giữ chân nhân tài

“Con người” là tài sản lớn nhất của các công ty công nghệ. Bài toán thường trực của lãnh đạo và bộ phận nhân sự luôn là: Thu hút và Giữ chân các nhân tài ngành công nghệ khi họ luôn có quá nhiều lựa chọn

Ngoài mức lương, tính chất và áp lực công việc, khả năng thăng tiến còn có những yếu tố ảnh hưởng đến tâm lý làm việc của nhân viên khác, đó là Không gian văn phòng và Địa điểm làm việc

Tất nhiên rằng một không gian văn phòng đẹp, thiết kế tối ưu sẽ giúp mọi nhân viên thấy thoải mái và mong muốn gắn bó hơn là những không gian chật hẹp, tối với các bức tường lạnh lẽo. Chú trọng đầu tư cho một không gian văn phòng đẹp vừa là niềm tự hào của chủ doanh nghiệp, vừa cung cấp thêm sinh khí và môi trường giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Văn phòng làm việc đẹp của Google

Văn phòng làm việc của Google luôn mang lại sự thoải mái và kích thích sáng tạo cho nhân viên

Ngoài ra, Được làm việc trong các tòa nhà văn phòng đồ sộ, cao cấp luôn là niềm tự hào ngầm của mỗi nhân viên, hãy cân nhắc trước khi quyết định đặt văn phòng tại nhà riêng, chung cư hay tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp.

Keangnam Lanmark 72, PVI Tower và các tòa nhà văn phòng cao cấp luôn là lựa chọn của các công ty IT Nhật tại Việt Nam, FPT và CMC đã có những tòa nhà văn phòng riêng tại khu vực Duy Tân – Nơi tập trung hầu hết các doanh nghiệp công nghệ tại Hà Nội.

Bạn đang cần tìm không gian văn phòng mới cho công ty? Liên hệ ngay Maison Office để nhận tư vấn và cung cấp thông tin đầy đủ và nhanh chóng nhất các tòa nhà văn phòng phù hợp!

NHIỀU LỰA CHỌN NHẤT

NHẬN BÁO GIÁ & TƯ VẤN TẤT CẢ PHÒNG TRỐNG